¿Quién está obligado a usar Verifactu? La implantación de Verifactu está generando muchas dudas entre empresas y autónomos. Esta es una de las preguntas más frecuentes.

La respuesta depende del tipo de contribuyente, del sistema de facturación que utilice y de su situación fiscal. Además, los plazos de adaptación han cambiado recientemente, por lo que es importante conocer exactamente qué obligaciones tendrá cada empresa.

En este artículo te explicamos quién debe adaptarse a Verifactu, quién queda excluido y qué debes hacer para preparar tu negocio.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar que los programas de facturación cumplan una serie de requisitos técnicos que eviten la manipulación o alteración de las facturas.

Su objetivo es:

• Reducir el fraude fiscal.
• Garantizar la integridad de las facturas.
• Aumentar la trazabilidad de la información.
• Facilitar el control tributario.

Los programas adaptados a Verifactu deberán generar registros seguros y cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF).

¿Quién está obligado a usar Verifactu?

En términos generales, estarán obligados a utilizar sistemas de facturación adaptados a Verifactu:

• Empresas.
• Autónomos.
• Profesionales.
• Entidades que emitan facturas mediante software de facturación.

Es decir, prácticamente cualquier negocio que emita facturas deberá asegurarse de que los documentos emitidos se ajusten a la nueva normativa.

¿Las sociedades están obligadas a usar Verifactu?

Sí.

Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas de facturación a los requisitos del reglamento.

Tras la ampliación de plazos aprobada por el Real Decreto-ley 15/2025, estas entidades tendrán hasta:

👉 1 de enero de 2027

para disponer de sistemas adaptados.

Esto afecta a:

• Sociedades limitadas.
• Sociedades anónimas.
• Cooperativas.
• Asociaciones que desarrollen actividad económica.
• Otras entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.

¿Los autónomos también tienen que usar Verifactu?

Sí.

Los autónomos son uno de los colectivos más afectados por la nueva normativa.

Tanto si trabajan solos como si tienen empleados, deberán utilizar programas de facturación que cumplan con los requisitos técnicos establecidos.

El plazo para los autónomos será:

👉 1 de julio de 2027

Esta obligación afecta a:

• Autónomos en estimación directa.
• Profesionales independientes.
• Autónomos con actividad comercial.
• Empresas individuales.

¿Quiénes no están obligados a usar Verifactu?

Existen algunas excepciones.

Por ejemplo, determinados contribuyentes que ya utilizan sistemas específicos de suministro de información tributaria pueden quedar fuera de esta obligación.

También existen particularidades según el régimen fiscal aplicable.

Por eso es recomendable revisar cada caso concreto con un asesor fiscal.

¿Estoy obligado a usar Verifactu si facturo con Excel?

Aquí es donde muchas empresas tienen dudas.

Excel no es un programa de facturación adaptado a Verifactu.

Si actualmente elaboras facturas mediante:

• Excel.
• Word.
• Plantillas manuales.
• Documentos PDF generados manualmente.

Lo más probable es que necesites cambiar tu sistema antes de las fechas límite.

Aunque la obligación no es usar un software concreto, sí deberás utilizar herramientas que cumplan los requisitos técnicos exigidos por la normativa.

Si usas excel para facturar y quieres pasarte a Verifactu pero no sabes cómo puedes consultar nuestra guía:

Cómo pasar de Excel a Verifactu paso a paso

¿Qué pasa si emito pocas facturas al mes?

El número de facturas no determina la obligación.

Da igual que emitas:

• 10 facturas al mes.
• 100 facturas al mes.
• 1.000 facturas al mes.

Si estás obligado por tu condición fiscal, deberás utilizar un sistema adaptado.

¿Qué requisitos debe cumplir un programa compatible con Verifactu?

Los sistemas informáticos de facturación deberán garantizar:

Integridad

Las facturas no podrán modificarse libremente una vez emitidas.

Trazabilidad

Cualquier cambio deberá quedar registrado.

Conservación

Los registros deberán mantenerse correctamente.

Seguridad

La información deberá estar protegida frente a manipulaciones.

Generación de registros

Cada factura deberá generar los registros exigidos por la normativa.

¿Puedo seguir utilizando mi programa actual?

Depende.

Muchos fabricantes de software están adaptando sus soluciones para cumplir con Verifactu.

Lo importante es confirmar que tu proveedor:

• Está desarrollando la adaptación.
• Cumplirá los requisitos legales.
• Tendrá el sistema preparado antes de las fechas obligatorias.

Cómo saber si mi programa de facturación se adapta a Verifactu

Puedes empezar por preguntar directamente a tu proveedor.

Las preguntas clave son:

• ¿Está adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación?
• ¿Generará registros compatibles con Verifactu?
• ¿Permitirá emitir facturas conforme a la normativa?
• ¿Cuál es el calendario de adaptación?

Si tu proveedor no tiene respuestas claras, puede ser un buen momento para valorar alternativas.

Estoy obligado a usar Verfiactu ¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?

La normativa prevé sanciones para quienes utilicen sistemas que no cumplan los requisitos establecidos.

Además, conforme se acerquen las fechas límite, es probable que aumenten las revisiones relacionadas con la facturación.

Por eso se recomienda no esperar al último momento.

El periodo de pruebas Verifactu se retrasa hasta 2027

La ampliación de plazos también establece un periodo transitorio.

Hasta las fechas límite:

• Las empresas podrán seguir adaptando sus sistemas.
• Los registros de prueba podrán dejar de enviarse.
• Será posible seguir utilizando otros sistemas de facturación durante la transición.

Esto ofrece margen para preparar el cambio correctamente.

Manax: preparado para la llegada de Verifactu

La adaptación a Verifactu no consiste únicamente en cumplir una obligación legal.

También es una oportunidad para modernizar la gestión de la empresa.

Manax está trabajando para que las empresas de servicios puedan afrontar este cambio con una solución adaptada a sus necesidades.

Además de la facturación, permite gestionar:

• Presupuestos.
• Clientes.
• Partes de trabajo.
• Control horario.
• Organización de equipos.

Todo desde una única plataforma.

Si quieres más información sobre Manax puedes agendar una demostración aquí.

También puedes contactar con nosotros por Whatsapp aquí

¿Quieres profundizar más sobre Verifactu?

Si quieres conocer más sobre Verifactu, te recomendamos leer nuestra guía completa:

Verifactu y la nueva ley de facturación: todo lo que debes saber.

Verifactu y la nueva ley de facturación electrónica en España: todo lo que debes saber. 

En ella encontrarás toda la información práctica para implantar un sistema de control horario legal y adaptado a tu negocio.