¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de facturación electrónica regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), cuyo fin es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de todas las facturas emitidas en España. Se enmarca dentro de la nueva normativa que desarrolla la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (“Ley Crea y Crece”), y está orientado a reforzar la lucha contra la economía sumergida y el fraude fiscal.

La particularidad de Verifactu es que obliga a que cada factura generada por un autónomo o empresa cumpla con un formato estandarizado y seguro, quedando automáticamente registrada en el software y con la posibilidad de enviarse en tiempo real a la AEAT. De este modo:

• Las facturas no pueden alterarse ni eliminarse una vez emitidas.
  
• Los datos deben conservarse durante 5 años, accesibles en todo momento para la administración y el propio contribuyente.
  
• Se asegura el cumplimiento del Reglamento General de Facturación (RD 1619/2012) y de las exigencias de interoperabilidad de la futura facturación electrónica obligatoria.
  

En términos sencillos, Verifactu supone pasar de un sistema en el que la empresa tenía el control total sobre sus facturas a un modelo en el que la Administración dispone de herramientas para verificar de forma inmediata y transparente la información.

La normativa detrás de Verifactu y la facturación electrónica

El sistema Verifactu se enmarca en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), publicada en septiembre de 2022. Esta norma introduce la obligación de utilizar un software de facturación certificado que garantice la trazabilidad y la integridad de los datos, con el objetivo de reforzar la transparencia y reducir el fraude fiscal.

Para su desarrollo, el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) será modificado a través de un Real Decreto específico que regulará los requisitos técnicos de los programas de facturación. Este reglamento establecerá:

• Los formatos válidos para la emisión de facturas (XML, Facturae, etc.).
  
• La obligación de generar un registro inalterable de cada factura.
  
• La necesidad de conservar los datos de forma segura y accesible durante al menos 5 años.
  
• La interoperabilidad con la Agencia Tributaria (AEAT), que podrá recibir la información en tiempo real.
  

En paralelo, la facturación electrónica obligatoria prevista en la Ley Crea y Crece será implementada progresivamente, afectando primero a grandes empresas y posteriormente a pymes y autónomos. Este proceso está alineado con la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica en la contratación pública, que busca una convergencia europea en los sistemas de facturación digital.

En resumen, Verifactu no es un sistema opcional, sino una pieza central en la nueva arquitectura legal que regula cómo deben emitir, conservar y compartir sus facturas todas las empresas y autónomos en España.

¿Quién está obligado a utilizar Verifactu?

La implantación de Verifactu afecta de manera progresiva a empresas y autónomos en España, con independencia de su tamaño o sector. La obligación nace de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y se aplicará en distintos plazos según el tipo de contribuyente:

1. Grandes empresas: serán las primeras en estar obligadas a utilizar sistemas de facturación electrónica certificados.
   
2. Pymes y autónomos: contarán con un periodo adicional de adaptación, aunque igualmente estarán sujetos a la normativa una vez entre en vigor el reglamento definitivo.
   

En términos generales, todas las empresas y profesionales que emitan facturas a otros empresarios, profesionales o administraciones públicas estarán obligados a usar Verifactu o un sistema de facturación certificado equivalente.

Quedan excluidos únicamente los particulares que no realicen actividades económicas, ya que no emiten facturas en el marco de la normativa fiscal.

Es importante destacar que, al tratarse de un sistema de emisión y conservación de facturas, no importa si la empresa factura a gran escala o solo emite un número reducido de facturas al año: la obligación aplica igualmente.

En definitiva, cualquier empresa o autónomo que facture en España deberá adaptarse a Verifactu en el momento en que la norma entre en vigor, lo que convierte este cambio en una transición obligatoria hacia la facturación digital certificada.

Plazos de entrada en vigor de Verifactu

La obligación de utilizar Verifactu y los sistemas de facturación electrónica certificados no será inmediata para todos los contribuyentes. La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) establece un calendario progresivo de implantación, pendiente de concretarse mediante el desarrollo reglamentario.

En líneas generales, los plazos previstos son:

1. Grandes empresas
   Tendrán que adaptarse primero, en un plazo aproximado de 12 meses desde la publicación del reglamento definitivo.
   
2. Pymes y autónomos
   Dispondrán de un margen adicional de adaptación, que se estima en 24 meses desde la publicación del reglamento.
   

Esto significa que, aunque el marco legal ya está definido, la fecha exacta de obligatoriedad dependerá de la aprobación del reglamento por parte del Ministerio de Hacienda y de la Agencia Tributaria, previsto para los próximos meses.

Mientras tanto, las empresas y profesionales pueden comenzar a preparar la transición, revisando sus sistemas de facturación actuales y evaluando soluciones certificadas como Manax, que ya incorpora la adaptación a Verifactu y garantiza el cumplimiento legal desde el primer día.

Sanciones por no cumplir con Verifactu y la facturación electrónica

El incumplimiento de la obligación de emitir facturas a través de sistemas certificados como Verifactu no es un asunto menor. La Agencia Tributaria (AEAT) considera esta práctica como una infracción grave en materia de facturación y control tributario.

Las principales consecuencias pueden ser:

1. Multas económicas
   
   • Las sanciones pueden alcanzar los 10.000 € en casos de manipulación o alteración de la información generada por el software.
     
   • Por cada factura emitida fuera del sistema obligatorio, se contemplan multas que oscilan entre 150 € y 300 €.
     
2. Riesgo de inspección y recargos
   Utilizar un software no certificado o no adaptado a Verifactu puede dar lugar a inspecciones adicionales y a la pérdida de beneficios fiscales vinculados al cumplimiento normativo.
   
3. Responsabilidad empresarial
   La empresa es responsable directa de garantizar que el sistema de facturación cumple con la ley, independientemente de si se trata de una pyme, autónomo o gran empresa.
   

Por tanto, adaptarse a tiempo no solo es una cuestión de evitar sanciones, sino también de garantizar transparencia, seguridad jurídica y confianza frente a clientes y proveedores.

Con herramientas como Manax, que ya se prepara para integrar Verifactu y cumplir con la nueva normativa, las empresas del sector servicios pueden asegurarse de que sus procesos de facturación son 100% legales y seguros desde el primer momento.

Guía práctica: cómo adaptarse y usar Verifactu

Con la entrada en vigor de la nueva normativa, todas las facturas deberán emitirse a través de un software certificado, que garantice la integridad, conservación y trazabilidad de los datos. Esto significa que herramientas tradicionales como Excel o Word dejan de ser válidas para generar facturas, ya que no cumplen con los requisitos de seguridad ni con la conexión directa con la Agencia Tributaria.

¿Qué pasos debes seguir para adaptarte?

1. Dejar atrás Excel y otros métodos manuales
   Aunque Excel ha sido durante años la herramienta más usada para facturación en pymes y autónomos, a partir de la implantación de Verifactu no podrás utilizarlo para emitir facturas legales. El motivo es claro: no ofrece garantías de inalterabilidad de los datos ni conexión con la AEAT.
   
2. Elegir un software de facturación certificado
   Es imprescindible trabajar con un programa que cumpla con los estándares de Verifactu y que permita:
   
   • Generar facturas electrónicas de forma segura.
     
   • Enviar automáticamente los registros a la Agencia Tributaria.
     
   • Conservar los datos durante el plazo legal de 5 años.
     
3. Formar al equipo en el nuevo sistema
   Adaptarse a un software certificado no solo implica instalarlo, sino también asegurarse de que las personas responsables de la facturación sepan cómo usarlo correctamente.
   
4. Optar por una solución completa
   En lugar de limitarte a un programa de facturación básico, puedes optar por una herramienta más completa que centralice varias funciones administrativas.

Manax: la alternativa práctica y segura

Manax es una solución especialmente pensada para empresas del sector servicios que necesitan cumplir con Verifactu y, al mismo tiempo, simplificar su gestión.
Además de emitir facturas electrónicas 100% legales, Manax permite:

• Enviar presupuestos y albaranes.
  
• Controlar gastos y proyectos.
  
• Gestionar el control horario de empleados.
  
• Centralizar la operativa en una sola plataforma.
  

De este modo, no solo cumples con la ley, sino que también mejoras la eficiencia de tu empresa y reduces errores en la gestión diaria.

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La implantación de Verifactu y la nueva ley de facturación electrónica en España marcan un antes y un después para autónomos y empresas. El uso de herramientas manuales como Excel o Word ya no es una opción, y adaptarse a un software certificado será obligatorio para evitar sanciones y garantizar la transparencia fiscal.

Lejos de ser una simple obligación, esta normativa representa también una oportunidad: digitalizar procesos, ganar en eficiencia y reducir errores en la gestión.

En este escenario, Manax se posiciona como una alternativa ideal para las empresas del sector servicios. No solo permite cumplir con Verifactu, sino que integra facturación electrónica, control horario, gestión de tareas y reportes en una única plataforma.

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