Usar una aplicación para fichar, guía completa
25 julio, 2025
Usar una aplicación para fichar, guía completa
¿Qué es una aplicación para fichar?
Una aplicación para fichar es una herramienta digital diseñada para registrar la jornada laboral de los empleados de forma precisa, segura y legal. A diferencia del fichaje en papel o las hojas de cálculo, estas apps permiten controlar en tiempo real la hora de entrada, salida y pausas desde cualquier lugar.
Este tipo de soluciones se ha vuelto imprescindible para muchas empresas del sector servicios, donde los empleados trabajan en diferentes ubicaciones. Además. gracias a la geolocalización, estas aplicaciones permiten saber desde dónde ha fichado cada trabajador, una función especialmente útil en sectores como la limpieza, mantenimiento, jardinería o instalaciones.
Más allá del simple registro de horas, muchas aplicaciones para fichar, como Manax, ofrecen funcionalidades adicionales como la planificación de tareas, la gestión de ausencias, la generación de reportes y el cumplimiento de la normativa de control horario vigente
En este blog te explicamos por qué dejar atrás el fichaje en papel, qué opciones digitales existen y cómo elegir la mejor app de fichaje para tu empresa.
¿Por qué dejar el fichaje en papel?
Aunque todavía hay empresas que utilizan métodos tradicionales como el fichaje en papel o en hojas de Excel, lo cierto es que este sistema ha quedado obsoleto, especialmente con los cambios normativos recientes.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Esta ley no hacía distinciones sobre cómo debía ser ese registro. Cualquier sistema era válido
Pero a partir de 2025, se intensificará la vigilancia de este cumplimiento con un enfoque mucho más digital. La inspección de trabajo ahora exige un sistema de control horario fiable, accesible y seguro. Y el fichaje en papel ya no cumple con estos requisitos.
Según ADP, el nuevo marco normativo establece que el registro debe:
– Ser digital.
– Los datos deben estar disponibles durante 4 años.
– Poder ser consultado en tiempo real.
– Garantizar la inalterabilidad de los datos. Cualquier sistema que permita cambiar los datos no cumplirá con la ley.
– Estar almacenado en la nube.
Todas estas características
son imposibles de asegurar con métodos manuales. Por tanto, seguir utilizando fichas de papel puede exponerte a sanciones que van desde los 751 € hasta los 7.500 €.
La alternativa al papel es clara: pasar al fichaje digital. Esto no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que además ofrece opciones adaptadas a las necesidades de cada empresa. Existen diferentes formas de fichaje digital. Desde terminales biométricos hasta plataformas online o apps móviles. Elegir la adecuada puede marcar la diferencia.
Una aplicación para fichar como Manax permite gestionar turnos, generar reportes y cumplir con la ley de forma sencilla y centralizada.
En el siguiente apartado te explicamos los principales tipos de fichaje digital para que puedas valorar cuál encaja mejor con tu empresa.
Tipos de fichaje digital
Aplicación para fichar
Los trabajadores marcan entrada y salida con una aplicación móvil. Es un sistema ideal para aquellos trabajadores que no tienen una oficina. Es la forma de fichaje más recomendada para sectores como limpieza, instalaciones, jardinería o servicio técnico.
Sistemas RFID
Sistema de Identificación por Radiofrecuencia. Es una tecnología que permite identificar y seguir objetos utilizando ondas de radio.
Este sistema permite a los empleados registrar la entrada y salida de forma automática. Una antena de radio lee la información de un chip y puede registrar cuándo entra y sale este chip del lugar.
No es muy común utilizarlo para el fichaje de los empleados por su elevado coste y su alta complejidad de instalación. Es más común utilizarlo para la gestión de inventario.
Códigos QR
Se genera un código QR que los trabajadores escanean con su teléfono móvil. Al hacerlo podrán marcar entrada y salida. Es un sistema cómodo pero fácilmente manipulable. Cualquier persona puede escanear el código QR desde cualquier lugar.
Página web
El trabajador accede a una página web desde la que podrá marcar entrada y salida. El funcionamiento es muy parecido al de la aplicación para fichar. La diferencia es que la página web está pensada para fichar desde un ordenador mientras que la aplicación es más cómoda si se quiere fichar con el móvil.
Sistemas biométrico
Es un sistema que permite al trabajador registrar la entrada y la salida utilizando características físicas como la huella dactilar o el reconocimiento facial.
Este sistema de fichaje digital ya no es válido en España. La AEPD lo considera abusivo de acuerdo al Reglamento General de Protección de Datos. Decretó que las empresas tienen opciones menos abusivas e igual de accesibles.
Control de accesos
Los trabajadores utilizan una tarjeta para acceder a la oficina y queda un registro de entrada y salida que sirve como control horario. Esta tecnología tiene un coste muy elevado. Además, solo es funcional para trabajos 100% presenciales que realizan la totalidad de la jornada en la oficina.
Ventajas y desventajas de la aplicación para fichar.
En la siguiente tabla comparamos las principales características de los sistemas de fichaje más utilizados, destacando por qué la app para fichar es la opción más completa, flexible y adecuada para cumplir con la ley de control horario.
Funcionalidad / Sistema | App para fichar | RFID | Códigos QR | Página web | Biométrico | Control de accesos |
Válido legalmente en España |
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Fácil instalación y bajo coste |
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Adaptado a empleados móviles (sin oficina) |
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Registro con geolocalización |
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Control desde el móvil |
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Bajo riesgo de manipulación |
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Cumple con el RGPD |
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Es importante que conozcas las diferencias entre las distintas opciones disponibles en el mercado del control horario digital. No todos los sistemas ofrecen las mismas garantías ni se adaptan igual a todos los sectores.
A la hora de elegir tienes que pensar en tus necesidades específicas. En el caso de las empresas del sector servicios, que cuentan con empleados que trabajan fuera de oficina, contar con una aplicación para fichar puede marcar la diferencia.
En Manax hemos desarrollado una solución específica para este tipo de empresas, integrando el fichaje digital con geolocalización, planificación de tareas y control de jornada, todo en una misma app.
Solicita una demo gratuita o contacta con nosotros a través del mail hola@manax.es o del teléfono 685335976 para saber cómo puede ayudarte nuestra aplicación para fichar a digitalizar y proteger tu empresa.
¿Qué debe tener una buena aplicación para fichar?
Elegir una aplicación para fichar no es solo una cuestión de cumplir con la normativa. Una buena app debe facilitar el día a día tanto de los responsables como de los trabajadores. Estas son las características clave que deberías buscar:
Facilidad de uso
La interfaz debe ser intuitiva para todos los empleados, incluso aquellos con poca experiencia digital. Si la app es confusa o requiere demasiados pasos para fichar, es probable que se generen errores o resistencias en su uso diario.
Instalación rápida y sencilla
Uno de los beneficios principales del fichaje digital es la agilidad. Si la implementación inicial es complicada, estás perdiendo una de sus mayores ventajas. Busca una app que puedas empezar a utilizar en cuestión de horas.
Geolocalización en el fichaje
Especialmente en sectores como la limpieza, mantenimiento, instalaciones o asistencia técnica, saber desde dónde se ha fichado es clave. La geolocalización permite confirmar que el trabajador se encuentra efectivamente en el lugar del servicio.
Comunicación con el equipo
Algunas aplicaciones para fichar ofrecen funciones adicionales como el envío de notificaciones, asignación de tareas o incluso mensajería interna. Esto convierte a la app en un canal centralizado de comunicación con los empleados, optimizando la coordinación.
¿Solo fichaje o algo más completo?
Hay apps que solo registran entrada y salida, y otras más completas que incluyen:
– Gestión de partes de trabajo
– Organización de tareas y planning
– Ausencias, nóminas y facturación
No hay una respuesta única sobre qué opción es mejor. Todo depende del tamaño de tu empresa y de tus necesidades. Si solo necesitas controlar el horario, una opción sencilla puede bastar. Pero si buscas centralizar toda la gestión operativa, optar por una solución como Manax puede ayudarte a tenerlo todo en un mismo lugar.
Manax, la mejor aplicación para fichar para empresas del Sector Servicios
Manax es mucho más que una simple aplicación para fichar. Está diseñada específicamente para empresas del sector servicios, donde los trabajadores no siempre están en una oficina y el control horario necesita ser flexible pero riguroso.
Gracias a su sistema de fichaje con geolocalización, Manax permite registrar la entrada y salida desde cualquier ubicación, asegurando que el trabajador se encuentra efectivamente en el lugar asignado. Esto resulta clave para sectores como:
- Limpieza
- Instalaciones
- Jardinería
- Mantenimiento
- Servicio técnico
Además del fichaje, Manax ofrece un entorno completo para gestionar la operativa diaria de tu empresa:
- Control horario legal, conforme al Real Decreto-Ley 8/2019
- Agenda digital de servicios, con tareas recurrentes y planificación
- Gestión de ausencias y nóminas
- Partes de trabajo digitales, accesibles desde cualquier lugar
- Generación y envío de facturas, presupuestos y albaranes
Con Manax, puedes unificar todas las tareas de coordinación y gestión en una sola plataforma fácil de usar y diseñada para la movilidad.
Solicita una demo gratuita o contacta con nosotros a través del mail hola@manax.es o del teléfono 685335976 para saber cómo puede ayudarte nuestra aplicación para fichar a digitalizar y proteger tu empresa
Desde 2025, el registro horario debe cumplir con requisitos muy estrictos: debe ser digital, seguro, consultable en tiempo real y almacenado en la nube. Las aplicaciones para fichar son la forma más sencilla de cumplir con todos estos puntos y evitar sanciones.
Ambas opciones permiten registrar el inicio y fin de jornada, pero la aplicación móvil es mucho más cómoda para trabajadores que no están en oficina. Además, permite funciones como la geolocalización, ideal para empresas del sector servicios.
Debe garantizar la inalterabilidad de los datos, el almacenamiento seguro en la nube y ofrecer acceso solo a personas autorizadas. Es importante que el proveedor de la app, como Manax, cumpla con toda la normativa europea de protección de datos.
Sí. Ese es uno de los grandes beneficios de las apps móviles. Los empleados pueden fichar desde cualquier lugar, y tú puedes ver los registros en tiempo real con ubicación incluida.
Implantar una aplicación para fichar es hoy una muy buena opción para cumplir con la normativa de control horario. A diferencia de otros métodos obsoletos como el fichaje en papel o costosos sistemas físicos, las apps ofrecen movilidad, precisión y facilidad de uso.
Si tu empresa trabaja fuera de oficina, contar con una app como Manax te permitirá:
– Controlar los fichajes con geolocalización
– Gestionar horarios y ausencias desde cualquier lugar
– Cumplir la ley sin complicaciones
– Mejorar la coordinación y la productividad del equipo
En definitiva, elige una solución digital que no solo registre horas, sino que también te ayude a gestionar tu empresa de forma más eficiente.
